Блог Алексея Труфанова

Некоторое время назад у меня назрела необходимость вести задачи в Outlook не только по тэгам (например, задачи, которые нужно выполнить на этой неделе, или задачи, которые надо выполнить в Славянске, и т.п.), но и по проектам.

Напомню: в терминах GTD «проект» — это сложная (составная) цель, состоящая из нескольких конкретных шагов для её достижения — задач.

Мне нужно:

1. Видеть список проектов, по категориям: проекты по работе; проекты, касающиеся семьи и т.д.
2. Видеть список задач по конкретному проекту, с указанием статуса, срока, планируемого времени на выполнение, желательно — в порядке выполнения этих задач.
3. Иметь возможность легко добавлять задачи в список сегодняшних задач, выбирая их из разных проектов и категорий. Для меня это важный пункт.

Использовать для этого сторонние программы (например, LeaderTask) не хотелось, т.к. у меня уже есть единая среда для ведения задач, календаря и прочего — Outlook, в которой заложены большие возможности. Кроме того, не хотелось использовать и плагины для Outlook (например, организатор задач для Outlook, доступный только для корпоративных заказчиков), т.к. мне нужна возможность работать с проектами и на PocketPC. Поэтому я решил сначала попытаться решить этот вопрос стандартными средствами Outlook 2007.

Это оказалось несложно сделать на основе категорий и видов, и решение меня устроило. Так что, по прошествии нескольких недель, хочу поделиться ним с другими:

(далее…)

В Nokia PC Suite есть возможность синхронизации данных Outlook (календаря, задач, контактов, заметок) с телефоном. Но есть одна мелочь: на телефоне мне не нужна точная копия данных Outlook! Вместо этого я хочу иметь на мобильном только те встречи и задачи, которые можно/нужно выполнить в пути (что-то купить, куда-то зайти, кому-то позвонить, и т.п.). К тому же мне не хочется отключать звук напоминалок и на компьютере, и на телефоне.

Т.е. задача состоит в том, чтобы иметь 2 версии календаря/задач/контактов (полный и мобильный), и удобно с ними работать. Сделать это легко:

(далее…)

Как известно, CSV означает «Comma Separated Values», т.е. «значения, разделённые запятыми». Но не всегда в CSV-файле значения разделены именно запятыми: скорее всего, если вы сделаете экспорт данных из Microsoft Excel в CSV, то получите файл с разделителями в виде «;». В чём же дело?

(далее…)

Неоднократно сталкивался и продолжаю сталкиваться с негативными отзывами об интерфейсе, появившемся в Microsoft Office 2007 — Ribbon. Думаю, имеет смысл говорить не сколько о «неудобно», сколько о «непривычно», т.е. «оно не так, как было раньше».

Вообще, насколько я понимаю, есть два варианта, как поступить, столкнувшись с этим интерфейсом:

1. избавиться от него, установив программы для «возвращения» в Office привычного меню (все эти программы — платные), либо перейдя на более старую версию или даже на другую программу;
2. изучив возможности нового интерфейса — принять его.

• Я рекомендую второй вариант, на нём и остановлюсь подробнее.

(далее…)

Думаю, почти каждому хотя бы раз пришлось столкнуться с ситуацией, когда над документом Word (например, техзаданием или договором) нужно работать совместно с другими людьми. По крайней мере, у меня такое было неоднократно.

Не важно, редактируете ли текст вы в режиме «пинг-понга» (каждый вносит правки и отсылает другому), или совместно в Google Docs — всё равно постоянно возникает необходимость посмотреть, что же изменили другие авторы документа (да, в Google Docs есть возможность просмотреть предыдущие версии документа, но увидеть, в чём различие между двумя версиями — невозможно).

(далее…)

В Microsoft Word я очень активно использую многоуровневые списки (например, при написании техзаданий), т.к. мне удобнее работать с информацией, выстроенной в иерархию. При этом довольно часто используемая операция — передвинуть в списке элемент (или группу элементов) выше или ниже, а также «вглубь» или «вовне»по иерархии.

И в Microsoft Word, и в OpenOffice Writer есть комбинации клавиш для  таких перемещений внутри списков, чтобы не отвлекаться на мышь:

(далее…)

Как известно, редактор OpenOffice Writer имеет встроенные средства для проверки и исправления орфографии (апичяток). Однако проверку грамматики он сам производить не умеет.

Но исправить это легко, нужно:

(далее…)

Честно говоря, сначала я подумал, что это баг. Оказалось нет – это фича Объясняю:

(далее…)

Я довольно активно пользуюсь прекрасным органайзером Microsoft Outlook 2007. Он позволяет работать с почтой, календарями, списками задач, контактами, заметками, давая возможность увязывать их друг с другом.

Outlook позволяет легко переключаться между всеми этими представлениями как клавиатурой, так и мышью. Кроме того, можно открыть несколько окон программы одновременно, и в каждом из окон видеть разную информацию (например, в одном – почту, в другом – задачи). Но можно поступить и по-другому: отображать различные элементы Outlook прямо на рабочем столе, с помощью бесплатной программы Outlook on the Desktop.

(далее…)

В своё время Алексей Колесниченко посоветовал мне прочитать о GTD, за что ему и автору метода, Дэвиду Алену – громадное спасибо. Но я не только прочёл книгу – я ещё и внедрил этот метод у себя.

При использовании GTD используется несколько списков задач: списки по контекстам (“дома”, “в офисе”, и т.п.), списки “сегодня”, “на этой неделе”, “в этом месяце”, и другие (подробнее – см. мою личную систему тэгов для GTD). Вариант “вести списки в блокноте” (и любые другие бумажные варианты) мне не подходят, т.к. должна быть возможность легко перемещать записи в списках, плюс возможность копирования, да и вообще – хотелось электронное. Обдумав и перепробовав несколько вариантов, в конце концов я выбрал Microsoft Outlook. Система его использования несколько раз дорабатывалась, в т.ч. после просмотра видеокаста Глеба Архангельского.

Я расскажу, почему выбрал именно Outlook, и опишу некоторые приёмы, позволяющие не просто использовать эту программу для GTD, но и делать это легко и наглядно.

(далее…)