GTD и работа с проектами в Outlook 2007

Некоторое время назад у меня назрела необходимость вести задачи в Outlook не только по тэгам (например, задачи, которые нужно выполнить на этой неделе, или задачи, которые надо выполнить в Славянске, и т.п.), но и по проектам.

Напомню: в терминах GTD «проект» — это сложная (составная) цель, состоящая из нескольких конкретных шагов для её достижения — задач.

Мне нужно:

  1. Видеть список проектов, по категориям: проекты по работе; проекты, касающиеся семьи и т.д.
  2. Видеть список задач по конкретному проекту, с указанием статуса, срока, планируемого времени на выполнение, желательно — в порядке выполнения этих задач.
  3. Иметь возможность легко добавлять задачи в список сегодняшних задач, выбирая их из разных проектов и категорий. Для меня это важный пункт.

Использовать для этого сторонние программы (например, LeaderTask) не хотелось, т.к. у меня уже есть единая среда для ведения задач, календаря и прочего — Outlook, в которой заложены большие возможности. Кроме того, не хотелось использовать и плагины для Outlook (например, организатор задач для Outlook, доступный только для корпоративных заказчиков), т.к. мне нужна возможность работать с проектами и на PocketPC. Поэтому я решил сначала попытаться решить этот вопрос стандартными средствами Outlook 2007.

Это оказалось несложно сделать на основе категорий и видов, и решение меня устроило. Так что, по прошествии нескольких недель, хочу поделиться ним с другими:

Система категорий/тэгов для Outlook (обновлённая!)

Я доработал свою систему тэгов GTD: существуют различные виды категорий/тэгов и для каждого из этих видов используются специальные мнемонические префиксы, позволяющие легко выделить нужный вид тэгов как с помощью текстовых фильтров, так и визуально (к тому же происходит автоматическая группировка в списке категорий). Для каждого вида можно придумывать такие тэги, как вам хочется. Опишу детальнее:

  1. Тематические тэги («области интересов»), которые можно использовать для любого вида информации в Outlook: не только задач, но и контактов, встреч и т.д. Указываются без какого-либо префикса. У меня они такие: «Home&Family», «Health», «Business», «Evolution», «Entertainment», «Work» и несколько других — всего до десяти штук (т.е. их немного).  Для каждого такого тэга обязательно указывается цвет.
  2. Тэги контекста (описывающие, при каких условиях надо выполнять задачу): @Computer (за компьютером), @Go (на ходу, в пути), @Slavyansk (когда я у родителей в Славянске), @Kiev, @Weekend. Мнемоника префикса, думаю, понятна каждому.
  3. Тэги времени выполнения: [Today], [Week], [Month]. Мнемоника такая: квадратные скобки — это «лимиты», т.е. границы времени выполнения.
  4. Тэги вида действий (что надо сделать): .Buy (купить), .Read (прочитать), .Talk (переговорить, обсудить), .Pay (оплатить) и т.д. Мнемоника — программистская: точка перед указанием метода в классе.
  5. Тэги проектов, например: =Nice-Places, =Автопортал (Gekos), =Avton (Антон Труфанов) и т.п. — в скобках указывается заказчик. Мнемоника: знак «равно» похож на список строк/записей, т.е. сразу понятно, что каждый проект — это список задач. Для каждой такой категории указывается цвет, совпадающий с категорией проекта: если для тематической категории «Work» выбран тёмно-серый цвет, то и для всех проектов по работе выбирается тёмно-серый цвет.

Outlook - категории/тэги

Раньше тэг проекта создавался для категории проекта («=Work»), а теперь — для самого проекта («=Автопортал»). Это главное изменение моей системы категорий/тэгов.

Создание проекта и задач в проекте

Теперь рассмотрим на примере, как же создавать задачи в проектах. Пусть требуется доработка сайта «Avton», это проект по работе. Я поступаю так:

  1. Создаю задачу-проект: «Avton (Антон Труфанов)», вношу заметки, назначаю срок выполнения, важность и тематическую категорию: Work. Таким образом в тематической категории «Work» я вижу все проекты по работе (картина «крупным планом»):

    Рабочие проекты 

  2. Создаю одноименную категорию/тэг проекта: «=Avton (Антон Труфанов)».
  3. Вношу несколько задач по проекту. Для каждой задачи указывается срок, срочность и важность. Если для выполнения какой-то задачи требуется сначала выполнить другие задачи — ей я ставлю статус «Waiting for something else».
  4. Для каждой задачи в первую очередь проставляется только что созданный тэг проекта «=Avton (Антон Труфанов)», и только потом — тэги контекста, вида действия и лимита времени (его ставлю только для ближайших задач).

Работа с задачами в проекте (в т.ч. указание порядка выполнения)

Создаём (а точнее, копируем с существующего) новый вид (отображение) для списка задач, указываем для него такие параметры:

  1. Название совпадает с названием категории проекта, например, «=Avton (Антон Труфанов)».
  2. Фильтр (отбор) — по категории, выбираем тэг проекта — снова «=Avton (Антон Труфанов)».
  3. Сортировка задач: без сортировки, группировка: без группировки. Это нужно для упорядочивания вручную.
  4. Оформление: задачи со статусом «Waiting…» отрисовываются наклонным шрифтом, срочные задачи — жирным, и т.д.

Благодаря тому, что сортировка и группировка по какому-либо признаку не указана, можно задавать порядок вручную — обычным перетаскиванием задач в списке (с помощью мыши). Получается вот что (на скриншоте не показана правая колонка «ToDo Bar»):

Outlook - Tasks by Projects

Т.е. теперь я одновременно могу видеть и список проектов (слева), и список задач по каждому проекту справа (выбрав «точечкой» нужный вид в списке в левой колонке). Задачи выполняются по порядку, сверху вниз (при необходимости, конечно же, порядок легко меняется).

На PocketPC можно просматривать задачи по проекту, просто отфильтровав список по требуемой категории проекта. К сожалению, там невозможно выбрать порядок отображения «вручную», так что обычно я использую «срок».

Отбор задач на сегодня

Для некоторых наиболее употребимых тэгов у меня назначены горячие клавиши. Не буду перечислять все, упомяну лишь Ctrl-F2 для [Today], Ctrl-F3 для [Week] и Ctrl-F4 для [Month]. Таким образом, планируя день, я просматриваю проекты и выбираю нужные мне задачи в список на сегодня — проставляя или удаляя им тэг [Today] в одно нажатие.

Отобранные на сегодня задачи отображаются у меня в панели «ToDo Bar» — в параметрах вида указан отбор по тэгу [Today]:

Outlook - ToDoBar

Вот такая система. Она не идеальна, но мне подошла, к тому же она обкатана в течение нескольких недель.

Описание вроде и немаленькое, но настроить это всё довольно просто (10-20 минут), и после первоначального создания нужных тэгов и видов — повседневное использование требует минимальных затрат времени и внимания.


Желаете отблагодарить автора? Есть несколько возможностей! :-)
Яндекс.Деньги:   PayPal:
Прочие варианты:


20 комментариев на “GTD и работа с проектами в Outlook 2007”

  1. Igor Says:

    Довольно удобно. Жаль пока к винде доступа нет, а то попробовал бы. Давно в поисках удобной и не нагруженной программы.

  2. BlackBird Says:

    Igor, посмотри тогда EssentialPIM

  3. Идущий Says:

    А не пробовал систему Васи Кислого применить? Из-за того, что мой смартфон не поддерживается программой MLO, мне пришлось искать альтернативу и сейчас пытаюсь с этой системой разобраться — я конечно в GTD не специалист, но по-моему его система эффективна.

  4. BlackBird Says:

    Начал как-то читать. Честно говоря, не понял, зачем он настолько жутко всё это излагает и так разбавляет не «водой» даже, а прямо таки помоями? А если по сути… Его система — сильно урезанный GTD. Не упрощённый, позволяющий сократить усилия на поддержание системы, а именно урезанный, т.е. неполноценный. Ну, и 20 минусиков и плюсиков — меня аж передёргивало 🙂 Я всё таки рекомендую не пожалеть времени и прочитать Аллена.

  5. Идущий Says:

    Аллен мне не даст возможности подобрать софт для смарта. Насчет «помоев» — у Кислого на сайте две версии текста — одна с матами и типа приколами а вторая — человеческая. 🙂 http://www.time-mngmnt.narod.ru/skuka.doc Вот ее я и читаю, ибо первая — вообще негодная. 🙂 Сколько не пытался найти нормальный софт для смартфона (в том числе и на 4pda.ru) судя по отзывам лучше системы Кислого — никто ничего не нашел. 🙁 Аутлук — вещь классная, но на смарте еще менее функциональная, чем на кпк. Эти ограничения сильно затрудняют применение. 🙁

  6. seezer Says:

    Уже который пост отсюда заношу в delicious под тэгом Outlook :). Кстати, Вы никогда не задумывались, чтобы вести отдельный полноценный «блг», посвященный Outlook’у и GTD под ним? Кажется, вышло бы довольно занятно…

  7. BlackBird Says:

    Аллен даёт тебе ТЕХНОЛОГИЮ, а какие ты подберёшь для её использования инструменты — это вторично: можно даже бумажные блокноты. Если ты разработчик, то поймёшь такую аналогию: чтобы быть хорошим программистом, мало знать ключевые слова и конструкции какого-то языка программирования, надо знать и уметь применять алгоритмы, технологии и инструменты, библиотеки и паттерны, и т.д.

  8. BlackBird Says:

    seezer, нет, создавать ещё один блог мыслей не было, т.к. нет такого большого количества тем, да и время на такие большие и серьёзные посты выделяю редко. Кстати, у Глеба Архангельского есть очень толковая книга (и видео-уроки) по использованию Outlook, после него сложно что-то ещё писать 🙂

  9. Aleks Hudochenkov Says:

    Алексей, а как вы просматриваете все свои задачи, чтобы выбрать задачи на сегодня, ведь их у вас очень много?

  10. BlackBird Says:

    Aleks Hudochenkov, в течение недели я обычно просматриваю список дел на неделю (на скриншоте он называется «Week Tasks», но сейчас я переименовал его в [Week]), а также списки, касающиеся текущих (активных) проектов (я постоянно вижу их в списке слева), из которых часть дел попадает в [Today] и в [Week]. На выходных пересматриваются все списки. Списки у меня — виды в Outlook. Несмотря на то, что списков много, часть из них не требуют постоянного контроля. Например, @Slavyansk, @Kiev — мы ездим к родителям и в Киев не так и часто. Аналогично — Entertainment, .Buy, .Read, @Go.

  11. Иван Says:

    Простите, я вот не совсем разберусь… зачем такие сложности с тэгами? И какая необходимость в создании новых «текущих представлений» в области переходов «current view»? Ведь для сортировки задач существуют группы… которые вы совсем не использовали, судя по скриншоту. Или я чего-то недопонимаю??? помогите!) В самом низу вашего скрина… есть кнопка «add new group», по клику на которую появляются новые модули, подобные «my tasks»… которая создана по умолчанию (у вас она свёрнута). Они переименовываются в нужный вам проект… превращаясь в папку, в которой хранятся все задачи касательные данного проекта. Задачи можно перетаскивать из одного модуля в другой. А коли так…. то зачем тогда такая акробатика с тэгами???

  12. BlackBird Says:

    Иван, во-первых, эти группы — для группирования ПАПОК Outlook, содержащих задачи, а насколько я знаю, синхронизация с PocketPC производится только с одной папкой (обычно «Tasks»). Во-вторых, главное отличие тэга от любой папки в том, что задача может быть В ОДНОЙ папке, а тэгов может быть НЕСКОЛЬКО. Например, задача «Перевести деньги верстальщику» может быть ОДНОВРЕМЕННО .Pay (заплатить), @Go (в пути), [Today] (сделать сегодня) и =Nice-Places (касается сайта Nice-Places.com). Когда я собираюсь куда-то идти, то не перерываю все проекты (по-вашему — папки), вчитываясь во все задачи, а заглядываю в категорию/тэг @Go, и вижу эту задачу, а заодно и другие задачи, которые надо сделать «на ходу». Когда я утром «прикидываю» план дня, то снова — просматриваю только [Today], и т.п. Отличие папки от вида (представления) в том, что для каждой папки может быть множество разных видов, каждый — со своим фильтром, оформлением и т.д., т.е. нет ЖЁСТКОЙ связи между информацией и её представлением. Насчёт сложности… Для меня нет сложности записывать задачи и в несколько кликов проставлять тэги, точно так же, как нет сложности в 10-пальцевом слепом наборе на клавиатуре. Время, затраченное на построение и поддержание системы GTD (как и обучение набору), лично для меня окупилось много-многократно, и не только временем, но и нервами. 😉

  13. Danil Says:

    А что Вы делаете с проектами, когда они завершены? Или когда их несколько десятков? Получится очень много категорий.

  14. BlackBird Says:

    Danil, пустые категории-проекты (и соответствующие виды) потом просто удаляю

  15. MyLifeOrganized — отличный инструмент для планирования и GTD » Блог Алексея Труфанова Says:

    […] можно (если купить специальный платный плагин либо использовать специальную организацию категорий Outlook), но всё равно, эта программа не очень-то удобна для GTD, […]

  16. Денис Says:

    Для автора: Большое спасибо за статью! Очень познавательно! Посмотрите одну ссылку http://www.laconicsecurity.com/gtd-in-outlook.html И если есть возможность, может сделаете вольный перевод?

  17. BlackBird Says:

    Денис, спасибо за интересную ссылку! К сожалению, переводом заняться не смогу — попросту некогда.

  18. Денис Says:

    Да вроде транслейтор от гугл более менее коряво перевел. Меня больше макрос заинтересовал. Если вдруг будете реализовывать, то прошу держать в курсе. Мне это интересно. Еще раз спасибо.

  19. Ivan Says:

    Алексей, доброго времени суток! У меня установлен Outlook 2010, к сожалению не отображается список проектов слева, как показано на скриншоте, вы не в курсе — как можно настроить, чтобы этот список отображался в outlook 2010?

  20. BlackBird Says:

    Ivan, насколько я понял, в Outlook 2010 нет возможности отображать в левой колонке виды для списка задач. Чтобы переключить вид, нужно вверху, на ribbon’е, на вкладке «Вид» нажать «Изменить представление» и выбрать вид из появившегося списка.