Я люблю планировать и структурировать — ну устроен я так. 🙂 Для планирования ещё со школы пользовался ежедневниками (да-да, бумажными), а последние несколько лет — Microsoft Outlook. Для обдумывания — FreeMind и FreePlane (mind maps) и TreNotes (outliner).
Чем меня не устраивает Outlook
После знакомства с технологией GTD (Getting Things Done или «Как привести дела в порядок») Дэвида Аллена в моём подходе к планированию произошло кардинальное изменение. Кроме того, как я уже сказал, мне удобнее рассматривать любые сущности (в т.ч. свои задачи и проекты) иерархически.
Но Outlook этим требованиям в полной мере не отвечает. Во-первых, иерархии задач (и группировки в проекты) там нет, даже в Outlook 2010. Во-вторых, использовать его для GTD в принципе-то можно (если купить специальный платный плагин либо использовать специальную организацию категорий Outlook), но всё равно, эта программа не очень-то удобна для GTD, потому что она предназначена для другого, а именно — для простых списков текущих задач.
Причём так думаю не только я, процитирую Михаила Югова:
…речь идет об управлении проектами (знаком хорошо с этой темой, т.к Project Manager-ом (PM) уже 4.5 года работаю). В масштабах предприятия с этим удачно справляется MS Project, т.е. PM делает проект, он иерархический естественно, а конкретные задачи исполнителям, которые не требуют иерархии, рассылаются в Outlook.
Это очень удобно, но в ситуации когда человеку необходимо запланировать свой проект, например отпуск или командировку — это проблема (сам с этим столкнулся), ну не будешь же ты в самом деле ставить MS Project и в нем планировать, а затем слать себе в Outlook задачи.
Планирование проекта в самом Outlook-е не очень удобно, в силу того что там как раз нет иерархии, т.е туда можно забить задачу "Поехать в отпуск", но при детальном планировании начинают проблемы.
И вот недавно я снова наткнулся на программу MyLifeOrganized и в этот раз — открыл её для себя как прекрасный инструмент для планирования.
Основные возможности программы
- В MLO можно легко построить иерархию проектов и задач. У проектов могут быть подпроекты, а для группировки различных задач или проектов по теме (не по проекту) можно использовать ещё и папки (например, папка «Личное», и в ней — кучка разрозненных задач и несколько проектов). Любую задачу, если она оказалась комплексной, можно в один клик превратить в проект («папку с задачами»)
- В отличие от Outlook, где и контексты, и проекты — это категории, в MLO каждая задача может принадлежать проекту, иметь различные контексты и быть целью (на неделю, на месяц, на год), а также иметь срочность и важность. Всё это — отдельные поля.
- Задачи можно просматривать как иерархически, так и сплошным списком дел, и оба режима могут иметь различные настраиваемые пользователем виды (как в Outlook) с порядком отображения и фильтрацией по целой куче параметров.
- Можно настроить зависимость задач, например, указать, что-то последующие задачи зависят от выбранной, и тогда в списке задач они не появятся до тех пор, пока не будет выполнена та самая «выбранная».
- Удобное, я бы даже сказал «естественное и интуитивно понятное» внесение данных и редактирование «по месту», в т.ч. групповое редактирование, а также перетаскивание строк как мышью так и клавиатурными комбинациями (привычно, как в Word). Кроме того, есть «массовый» ввод списка задач, раскрытие и сворачивание указанного уровня иерархии и т.п. удобства.
- Очень удобная штука — «Фокус»: устанавливаем курсор на нужную ветку в иерархии, нажимаем клавишу — и эта ветка временно становится корнем, а всё остальное «прячется». Таким образом легко сфокусироваться на любом проекте.
- Оформление каждой задачи настраивается (шрифты, цвета и прочее). К задаче можно внести заметки.
- Можно задать напоминалки (даже с повторением), причём программа умеет не только выводить сообщение и проигрывать выбранный звук, но и отсылать е-мейлы, и запускать заданную программу.
- В списке задач прошедшие, сегодняшняя и будущие даты отображаются разными цветами, так что сразу видно, какие задачи просрочены, а какие — ещё могут подождать.
- Кроме того, можно настроить автоформатирование, например, задачи с контекстом «?Later» (то, что Аллен называет «Возможно, когда нибудь») у меня отображаются курсивом и бледным цветом.
- Есть программы-компаньоны для PocketPC, iPhone, Blackberry, с двусторонней синхронизацией. Обещают вскоре и для Android вскоре выпустить.
- Есть русская версия с подробной документацией.
Если вам стало интересно — настоятельно рекомендую посмотреть короткое 10-минутное видео с демонстрацией основных возможностей.
MyLifeOrganized и MS Outlook
Столько удобств! Видимо, придётся отказаться от Outlook? А вот это как раз и не обязательно, потому что программа умеет синхронизироваться с Outlook в обе стороны, при этом контексты и проекты тоже могут переноситься в Outlook в виде категорий (вообще синхронизацию можно настраивать довольно гибко, например, у меня для проектов задаётся давно используемый мной префикс “=”).
Конфликты задач (если задача была изменена и в Outlook и в MLO) можно разрешать в программе. Новые задачи, созданные в Outlook, попадают в отдельную папку в MLO, это правильно и удобно.
Недостатки MyLifeOrganized
Есть недостатки, но они мелкие и для меня некритичны:
- Заметки к задаче невозможно отформатировать (выделить жирным, изменить шрифт и т.п.).
- Нет процента выполнения задач: каждая задача либо выполнена, либо нет.
- Нет защиты файла данных паролем.
Сколько это стоит
Программа платная (есть несколько версий, вариант MyLife Organized Pro Desktop+PocketPC стоит $77.95), но для жителей бывшего СССР русскоязычная версия продаётся с хорошей скидкой (указанный выше вариант всего за $35, а если вам не нужна версия для КПК, то ещё дешевле), в т.ч. можно купить и за WebMoney. Кстати, испытательный срок довольно длинный, так что можете неспешно потестировать программу.
Кроме того, вы можете установить MLO на несколько (аж 5!) компьютеров, при условии, что ей будете пользоваться только вы, и синхронизировать их через общую папку или через облачное хранилище MLO Cloud Sync (за него надо платить, но сумма небольшая — около $15 за год).
Есть и бесплатная версия, для простого использования, возможно, кому-то и подойдёт, но там среди прочих ограничений ещё и отсутствие синхронизации с КПК, поэтому я её не рассматривал.
Резюме
MyLifeOrganized — оптимальный инструмент для личного планирования: как оперативного, так и более «глобального», в масштабах недели, месяца, года, и более.
Я теперь не планирую «крупным планом» в одной программе, а текущие задачи — в другой. Теперь у меня всё в одной программе — MyLife Organized, причём эти же задачи у меня всегда с собой, на КПК.
Рекомендую попробовать и вам.