Поиск исправлений в файлах Microsoft Word

Думаю, почти каждому хотя бы раз пришлось столкнуться с ситуацией, когда над документом Word (например, техзаданием или договором) нужно работать совместно с другими людьми. По крайней мере, у меня такое было неоднократно.

Не важно, редактируете ли текст вы в режиме «пинг-понга» (каждый вносит правки и отсылает другому), или совместно в Google Docs — всё равно постоянно возникает необходимость посмотреть, что же изменили другие авторы документа (да, в Google Docs есть возможность просмотреть предыдущие версии документа, но увидеть, в чём различие между двумя версиями — невозможно).

Для решения этой задачи и был придуман режим рецензирования (редакторских правок). Представьте, что в документ записывается не новое содержимое (вместо старого), а ваши правки, т.е. ваши действия: удаление и добавление блоков текста, изменение шрифтов и стилей, и т.д. Тогда другой участник сможет (см. скриншоты Word 2007 ниже):

  1. посмотреть исходный (старый) и получившийся документ, а также изменения одного относительно другого — простым выбором в меню;
  2. просмотреть изменения в документе: они выделены цветом, а также могут быть вынесены сбоку, чтобы было проще читать сам документ;
  3. принять те правки, с которыми он согласен (отклонив то, с чем он не согласен),  либо принять сразу все;
  4. просмотреть ваши комментарии (например: «вот тут я не уверен, надо обсудить»).

Скриншот 1 — переключение видов отображения, сейчас показан исходный текст:

Word2007-editor-mode-1

Скриншот 2 — отображение результирующего текста с исправлениями прямо в тексте:

Word2007-editor-mode-2

Скриншот 3 — отображение результирующего текста, а также замечаний и правок в выносках:

Word2007-editor-mode-3

То есть каждый автор должен, открыв документ, не сразу вносить изменения, а переключиться в режим записи правок:

  • в Word 2007 — кнопка «Исправления» на вкладке «Рецензирование»;
  • в OpenOffice Writer — в меню: Правка → Изменения → Запись;
  • в Word 2003 — в меню: Сервис → Исправления.

Режим рецензирования — мощная штука, но большинство людей просто не подозревают о его существовании, а другие считают это сложным, либо забывают его включить. Поэтому на практике, я думаю, гораздо чаще используют всем понятный и простой метод выделения своих правок другим цветом. Но и он не всегда помогает: участники забывают выделить правки, либо просто не делают этого, потому что лень.

Возвращаемся к исходному вопросу: как увидеть изменения, сделанные в DOC-файле? Ответ простой: выполнить сравнение двух документов:

  • в Word 2007 — кнопка «Сравнить» на вкладке «Рецензирование»;
  • в OpenOffice Writer — в меню: Правка → Сравнить документы (документ уже должен быть загружен, после чего выбираем второй документ);
  • в Word 2003 — в меню: Сервис → Сравнить и объединить исправления.

При выполнении этой операции мы попадаем в описанный ранее режим редакторских правок, и можем видеть изменения.

P.S. Радует, что описанные здесь возможности есть не только в Word 2007, но и в Word 2003, и в OpenOffice Writer, хотя и отличаются по богатству доступных опций и удобству использования.

Немного рекламы:
» louis vuitton replica handbags at the reasonable price;
» DVD for sale: Madonna, Evanescence, the beatles greatest hits;
» Компания «Кар-дан»: автозапчасти к иномаркам и под заказ
Желаете отблагодарить автора? Есть несколько возможностей! :-)
Яндекс.Деньги:   PayPal:
Прочие варианты:


5 комментариев на “Поиск исправлений в файлах Microsoft Word”

  1. Код Боюн Says:

    Открыл Америку! 😉

  2. BlackBird Says:

    Код Боюн, а ты спроси у пользователей… нет-нет, не у новичков, а у тех, кто пользуется вордом каждый день уже пару лет — знают ли они вообще о функции сравнения документов? Если ты считаешь, что это «Америка» — будешь удивлён 😉

  3. renault Says:

    Спасибо. Очень полезная штука. Вордом пользуюсь давно. А об этой функции только тут узнал. Так как с новым вордом не особо дружу

  4. Бобры Says:

    Спасибо. Замучался искать в OpenOffice этот режим. А здесь очень кратко и по делу.

  5. Слава Says:

    Спасибо. То что нужно. Буду знать, пользоваться, и других заставлять. 🙂 Именно в OpenOfice