GTD с помощью Microsoft Outlook 2007

В своё время Алексей Колесниченко посоветовал мне прочитать о GTD, за что ему и автору метода, Дэвиду Алену – громадное спасибо. Но я не только прочёл книгу – я ещё и внедрил этот метод у себя. 🙂

При использовании GTD используется несколько списков задач: списки по контекстам (“дома”, “в офисе”, и т.п.), списки “сегодня”, “на этой неделе”, “в этом месяце”, и другие (подробнее – см. мою личную систему тэгов для GTD). Вариант “вести списки в блокноте” (и любые другие бумажные варианты) мне не подходят, т.к. должна быть возможность легко перемещать записи в списках, плюс возможность копирования, да и вообще – хотелось электронное. Обдумав и перепробовав несколько вариантов, в конце концов я выбрал Microsoft Outlook. Система его использования несколько раз дорабатывалась, в т.ч. после просмотра видеокаста Глеба Архангельского.

Я расскажу, почему выбрал именно Outlook, и опишу некоторые приёмы, позволяющие не просто использовать эту программу для GTD, но и делать это легко и наглядно.

Итак, сначала – почему для GTD мною был выбран Outlook:

  1. Эта программа изначально создана для работы с задачами, календарём, почтой. Не хотелось календарь (встречи) хранить в ней, а задачи – в другой программе. Таким образом, у меня так и оставался один центр планирования – Outlook. Тем более что часть “входящих” (по терминологии GTD) возникает как раз в Outlook’е – это входящие e-mail’ы.
  2. Каждой задаче может быть назначено несколько категорий (в понятиях Outlook’а), по сути – тэгов. Для GTD это важно, и программа это поддерживает. Кроме того, к задаче можно задать комментарии, например, к задаче “Встретиться с Ивановым” набросать список вопросов, которые надо обсудить.
  3. Outlook отлично синхронизируется с PocketPC, в обе стороны. То есть можно сделать различные изменения и на компьютере, и на КПК, и после синхронизации – и те, и другие “сольются”. Таким образом, мои задачи всегда со мной: в пути (даже там, где нет интернета), или когда вечером уже выключил компьютер и ложишься спать – и вдруг вспомнил что-то. 🙂
  4. Outlook, в отличие от других программ, даёт возможность отображать одну и ту же информацию несколькими разными способами (т.н. виды – “Views”), легко переключаясь между ними, и что самое главное – эти способы могут быть гибко настроены вами. Никаким SunBird’ам это не под силу, и это один из главных плюсов программы для меня.
  5. Outlook – уже почти стандартная программа, и я уверен, что спустя пол-года разработчик вдруг не бросит её поддерживать и развивать. Да и если надо будет данные синхронизировать с другими программами или с мобильником – скорее всего, там будет поддержка Outlook, а не какой-то малоизвестной программы.

Однако стоит учитывать, что самого по себе Outlook’а – мало, требуется ещё и следовать определённым принципам:

  1. Задачи нужно вести. То если записывать их при их появлении, а также периодически просматривать списки.
  2. Любая задача должна иметь тэги (категории). У меня чаще всего это тэг контекста места и тэг лимита времени, например: @Computer и [Today].
  3. Задача должна иметь дату завершения. Исключение из правила – тэги “под вопросом”, например ?Private, ?Work.
  4. Использовать напоминания следует только при острой необходимости. Во-первых, они отвлекают; во-вторых, если напоминания выскакивают каждые 15 минут, то к концу дня вы на них уже не реагируете вовсе; в-третьих, отсутствие напоминаний стимулирует работу со списками – ежедневный и еженедельный пересмотр списков, изменение контекстов времени и т.п.

Список ближайших задач (задачи на сегодня)

В Outlook 2007 есть To-Do Bar (боковушка), в котором отображаются ближайшие встречи и задачи. Так как To-Do Bar может отображаться в программе постоянно (вне зависимости, просматриваю ли я письма, задачи или календарь), то я его использую для “сегодняшних” задач, т.е. для плана на сегодня:

Outlook To-Do Bar

Таким образом, во-первых, в течение дня “я не знаю” о других задачах, не думаю о лишнем – оно отсекается; во-вторых, мне не надо никуда переключаться, чтобы посмотреть этот список – он отображается постоянно; в-третьих, я могу легко сфокусироваться на важном либо на срочном для меня – и то, и другое глаз легко выделяет в общем списке (важное – в верхней группе, срочное – жирным).

Вид этого блока я настроил таким образом: отобразить список задач с тэгом “[Today]”, сгруппировав задачи по важности, отсортировав их по дате завершения, отфильтровав (спрятав) уже выполненные, при этом задачи со статусом “Waiting for someone else” показывать наклонным шрифтом, а задачи с флагом “Private” (это срочные задачи) – жирным шрифтом. И описанные мною условия отображения – это обычные, несложные; можно “навернуть” и посерьёзнее. 🙂 В этом – главная мощь Outlook’а для меня.

Быстрое создание новой задачи

Для создания задачи нет необходимости переключаться в Outlook, искать в нём что-то в меню. Гораздо удобнее добавить ярлык в меню “Пуск” и назначить ему горячую клавишу, либо настроить вызов команды по нажатию программируемой клавиши на мультимедийной клавиатуре. Вот команда (путь может отличаться):
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.task

По нажатию клавиши появляется окно, где я ввожу название задачи, устанавливаю даты начала и завершения, изредка – напоминание. Outlook позволяет для наиболее часто используемых категорий задать горячие клавиши от Ctrl-F2 до Ctrl-F12. Для Ctrl-F2..Ctrl-F5 я задал контексты времени [Today], [Week], [Month], [Weekend], для Ctrl-F6..Ctrl-F10 – контексты места @Computer, @Office, @Go, и т.д. То есть в два-три нажатия я добавляю тэги, не роясь по меню, и так же легко могу их удалить.

Outlook Task

В итоге, создание задачи – действительно быстрое.

Проекты и задачи

В списке задач я создал несколько дополнительных видов (View), которые весьма похожи по настройкам (сортировка по важности, группировка по категории, расцвечивание текста), но отличаются в основном по тэгам, которые отображает вид:

  1. “Now” – все задачи с контекстами места @Computer, @Office, @Go, @Home, @Slavyansk, @Kiev… и с контекстами действия .Talk, .Buy, и т.п. Это, можно сказать – оперативное планирование.
  2. “Projects” – только задачи с тэгами проектов (=Work, =Home, =Private и т.д.), при этом в списке также отображаются колонки “%Complete” и “Billing information”, чтобы я сразу видел, какая часть проекта уже выполнена, и сколько я за него должен получить (если это рабочий проект).
  3. “Work” – задачи с категориями =Work, ~Work, ?Work. Здесь я вижу как проекты, которые уже в работе, так и проекты, о которых был какой-то разговор с заказчиком. Это позволяет мне планировать свою загрузку по работе.
  4. “Work – Task Timeline” – задачи с тэгами =Work, ~Work, но уже в виде timeline; здесь наглядно видно (при наведении мышью), сколько в любой момент проектов “в работе”, когда должен быть закончены проекты, и можно взять следующие:

Outlook Timeline

Таким образом, один и тот же список моих задач можно рассматривать под разными углами зрения, как будто этих списков – много. Переключение между видами – в один клик (список видов отображается на панели слева от списка задач). Ну и конечно же, можно создавать такие виды самому, настраивая их очень гибко.

Возвращаясь к PocketPC… Pocket Outlook, конечно же, не обладает всей этой мощью. Но тем не менее, он тоже сделан неплохо. Например, приехав к родителям в Славянск, я включаю в списке задач на КПК фильтр по категориям, выбираю одну категорию @Slavyansk (можно и несколько категорий) – и вижу список дел, которые мне нужно сделать (например, обсудить какой-то важный вопрос с родителями).

Так что Outlook 2007 – это мощный инструмент, и я не жалею, что я его выбрал.

P.S. Отсылаю этот пост на конкурс публикаций о GTD, не столько чтобы выиграть там что-то, сколько для того, чтобы этот пост прочитало как можно больше заинтересованных людей.

Немного рекламы:
» Объявления: продажа автомобилей в Одессе
» Обучение вождению: автокурсы в Москве
» Бесплатно разместить объявление
Желаете отблагодарить автора? Есть несколько возможностей! :-)
Яндекс.Деньги:   PayPal:
Прочие варианты:
  • Купить подарочный сертификат Amazon и послать его на e-mail aleksey@trufanov.com
  • Перевод WebMoney WMZ на счёт Z102288667626
  • Перевод Яндекс Деньги на счёт 41001351592123


35 комментариев на “GTD с помощью Microsoft Outlook 2007”

  1. wasker Says:

    Этот Алексей Колесниченко, наверное, какой-то очень продвинутый чуваг…

  2. Dan Says:

    Для осуществления ГТД Вы можете использовать этот веб-приложений: http://www.Gtdagenda.com Вы можете использовать его для управления вашей цели, проекты и задачи, установить следующий действиях и ситуациях, использовать контрольные списки, таблицы и календаря. Мобильная версия доступна тоже.

  3. BlackBird Says:

    wasker, ты что, не в курсе!? Да этот Алексей Колесниченко — он гуру! 🙂

  4. BlackBird Says:

    Dan, спасибо! Сервис выглядит приятно, просто и понятно. Но во-первых, я предпочитаю не зависеть от интернета, во-вторых, не хочется иметь НЕСКОЛЬКО инструментов.

  5. Roman Says:

    в арсенал GTD инструментов можно добавить еще вот такой проект http://www.vselisdelal.ru — он позволяет голосом создавать задачи, которые потом в текстовом формате на имеил приезжают

  6. BlackBird Says:

    Roman, мне кажется, для GTD гораздо лучше подходит http://thn.gs/tour, т.к. там чётко выделены проекты и контексты, а vselisdelal.ru — это скорее программа учёта задач, как RememberTheMilk.com

  7. Денис Says:

    Хорошая программа для организации своих дел, встреч и напоминаний любого вида. Спасибо.

  8. Денис Says:

    Пост хороший. Я правда предпочитаю пользоваться все-таки веб решениями, но на OutLook теперь обязательно посмотрю.

  9. T0nus Says:

    Отличная статья, спасибо, многое встало на место. Однако мучаюсь но не могу назначить категориям горячие клавиши. Подскажите, пожалуйста, пошагово, как это сделать

  10. BlackBird Says:

    T0nus, делается так: 1) Становим курсор на любую задачу в списке 2) В меню: Actions / Categorize, в появившемся списке — All categories 3) Появляется окно, где можно настраивать категории. Добавляем категории, если надо, а справа для каждой из категорий можно задать цвет и клавишу.

  11. T0nus Says:

    спасибо, я просто пытался это сделать в 2003 аутлуке 🙂 а там такой фичи нет

  12. samlowry Says:

    Привет, готовлю итоговый пост по конкурсу. Прежде всего, спасибо за посты, понравились очень. Заинтересовало слово «дарбука» — шо ты с ней делаешь? 🙂 Играешь, сам или где-то?

  13. BlackBird Says:

    samlowry, учусь. Иногда 🙂 Честно говоря, хочется овладеть техникой хотя бы на среднем уровне, но обычно не хватает на это времени. Так что сейчас ситуация примерно такая: не беру инструмент в руки неделями, но иногда «пробивает так что аж руки чешутся» 🙂 и я «импровизирую как могу».

  14. samlowry Says:

    Т. е. полностью самостоятельно?

  15. BlackBird Says:

    samlowry, нет. Поищи в торрентах: «Uncle Mafufos Basic Rhythms». На английском, но там всё понятно на уровне жестов 🙂

  16. samlowry Says:

    Ну, т. е. — сам. В смысле, без школы или группы товарищей. Да я Мафуфо уже проштудировал. Мало там про импровизацию. Равно как и в большинстве других фильмов. Я лично два заказывал, в остальных по описаловам — то ж самое.

  17. BlackBird Says:

    samlowry, а, ну в этом смысле — да, сам. Нельзя это назвать «занятиями», скорее — развлечение.

  18. Kernelix Blogger Says:

    Outlook форева 🙂 Я не заморачиваюсь никакими принципами — просто забиваю то, что считаю важным, ставлю напоминание и синхронизирую с КПК. Все остальное от лукавого 🙂

  19. BlackBird Says:

    Kernelix Blogger, «без принципов» можно когда у тебя список дел из 10 пунктов. Когда же их более сотни — ты их даже просматривать не будешь, если нет системы. Да и вообще, вся система GTD была именно для таких случаев и создана: когда поток внешних раздражителей и количество задач — ВЕЛИКО. Когда же у тебя за день 2-3 дела — можно их просто на липкий листочек записывать 🙂

  20. Kernelix Blogger Says:

    У меня в день не больше 8 дел, большее количество я все равно не успею сделать. Если дел получается больше, то я их группирую, типа «Бухгалтерия», «Звонки». Впрочем, я не спорю.. 🙂

  21. BlackBird Says:

    Kernelix Blogger, рекомендую почитать (а лучше — послушать) «Тайм-драйв» Глеба Архангельского. По ходу ты будешь не раз восклицать «да, ну это все знают» и «это каждому понятно», хотя будет и немало нового (например, контексты). Но главное — автор очень кратко и чётко излагает довольно стройную и реально работающую систему.

  22. Kernelix Blogger Says:

    Да я уж многое из него смотрел 🙂 Много теории, но без нее никуда 🙂 Я говорю к тому, что не надо плодить так много задач. Если взять автора, то Автопортал и Бильярд — это две задачи, а не 5. Если же делать их отдельно и еще с перерывами на другую работу, то слишком много времени на переключение между задачами, что очень не эффективно.

  23. BlackBird Says:

    Kernelix Blogger, сразу видно: ты GTD не читал. 🙂 Автопортал и Бильярд — это 2 ПРОЕКТА, каждый из них делается несколько недель, и каждый состоит из ЗАДАЧ, типа: Бильярд: Админка/костяк, Бильярд: Админка/товары, Бильярд: Админка/заказы. «Большие задачи» (называются «проекты») ДОЛЖНЫ разбиваться на маленькие шаги («задачи»), тогда ты: 1) можешь составить последовательность, что за чем делать, проставить для каждого шага срок и важность (например, админку нужно выдать на этой неделе, а потом целую неделю по этому проекту движения не будет — заказчик будет вбивать контент и работать над дизайном) 2) можешь более-менее реально оценить объём работ, который тебе нужно выполнить

  24. BlackBird Says:

    3) Разбивая на более мелкие шаги, ты их изолируешь, т.е. работая над чем-то одним — не думаешь (НЕ ДЕРЖИШЬ В ГОЛОВЕ — это важно!) другие куски 4) Ты не забудешь сделать какую-то часть дела. В случае, если ты просто записал «Бильярд», то будет постоянное: «не забыть сделать в админке функцию резервного копирования, не забыть бы, не забыть бы» 5) Есть задачи (части проекта), которые выполняются В РАЗНЫХ местах: проект «Свадьба» состоит из «Пригласить гостей», «Договориться о ресторане», «Подать заявление в ЗАГС» и т.д. 🙂 Они находятся в разных КОНТЕКСТАХ (подробнее — см. у Архангельского или у Аллена)

  25. BlackBird Says:

    Kernelix Blogger, вобщем, я тебе всё же рекомендую прочитать (а лучше прослушать) Архангельского. Я сам перепробовал несколько вариантов ведения дел, и, честно говоря, начиная читать «Getting Things Done», думал: «Ну что он там может такого сказать, чего я не знаю?» 😉 Как оказалось — СТОИТ ОЗНАКОМИТЬСЯ И С ЧУЖОЙ МЕТОДИКОЙ 🙂 P.S. У Архангельского просто это изложено намного короче и структурированнее.

  26. Kernelix Blogger Says:

    > ДОЛЖНЫ разбиваться на маленькие шаги я просто это делаю внутри текста задачи. Там же оцениваю трудозатраты. Стараюсь время выделять кусками для одного проекта и делаю его до конца (или лог. части с откладыванием), потом берусь за другой проект. Последовательность действий внутри проекта почти всегда можно определить только тогда, когда начинаешь его делать. Причем эта последовательность постоянно меняется. Мне удобно видеть в задаче все действия, которые уже сделаны и которые надо сделать. Чтобы не отвлекаться на лишнее, я пункты в тексте помечаю цветом — меньше кликов мышкой 🙂 Я уже достаточно начитался про тайм-менеджмент и многое опробовал (приоритеты, контексты и пр.), но это не выдержало практики в моем случае. Слишком много усилий, а эффекта 0. Еще раз скажу, что это относится только ко мне. Может у кого больше дел без такого разбиения не обойтись..

  27. BlackBird Says:

    Kernelix Blogger, соглашусь с тем, что самый важный принцип ЛЮБОЙ системы — это то, что ОНА РАБОТАЕТ именно для тебя 🙂 То есть нужно выбирать то, что удобно ТЕБЕ 🙂

  28. Антон Воробьёв Says:

    С интересном прочитал, понравилось. Возник вопрос: как сделать дополнительный View в аутлуке? Пока все что получалось — перенастраивать стандартные, это не удобно. P.S. У давида аллена на сайте есть платный плагин, для такого рода организации, но луче конечно самому во все вникнуть.

  29. BlackBird Says:

    Антон Воробьёв, проще всего так: 1) заходим в список задач, 2) в меню выбираем: View / Current view / Define Views, 3) выбираем вид, который нам нравится, т.е. который мы хотим взять за основу, нажимаем Copy, даём ему имя, и потом настраиваем.

  30. Антон Воробьёв Says:

    Спасибо огромное, сработало!!! А то уже пол-дня потратил чтобы разобраться.

  31. Денис Says:

    И еще вопрос, как удалить вид, когда он не нужен?

  32. BlackBird Says:

    Денис, честно говоря — не знаю. Я не нашёл, как это сделать.

  33. Олег Says:

    С аутлуком не плохо, но вот связка LeaderTask + GTD это вобще круто. В LeaderTask очень много интересного и он проще аутлука.

  34. BlackBird Says:

    Олег, в целом задумка очень хорошая, но мне в LeaderTask не понравился интерфейс, так что я сейчас использую Outlook + MyLifeOrganized для задач (он умеет синхронизировать данные в обе стороны) + Evernote для заметок и т.п.

  35. Итоги конкурса на лучший пост об управлении делами | With.in: блог samlowry Says:

    […] Труфанов: «GTD с помощью Microsoft Outlook 2007» ★★★★★ (второе […]