Напомню: в терминах GTD «проект» — это сложная (составная) цель, состоящая из нескольких конкретных шагов для её достижения — задач.

Мне нужно:

1. Видеть список проектов, по категориям: проекты по работе; проекты, касающиеся семьи и т.д.
2. Видеть список задач по конкретному проекту, с указанием статуса, срока, планируемого времени на выполнение, желательно — в порядке выполнения этих задач.
3. Иметь возможность легко добавлять задачи в список сегодняшних задач, выбирая их из разных проектов и категорий. Для меня это важный пункт.

Использовать для этого сторонние программы (например, LeaderTask) не хотелось, т.к. у меня уже есть единая среда для ведения задач, календаря и прочего — Outlook, в которой заложены большие возможности. Кроме того, не хотелось использовать и плагины для Outlook (например, организатор задач для Outlook, доступный только для корпоративных заказчиков), т.к. мне нужна возможность работать с проектами и на PocketPC. Поэтому я решил сначала попытаться решить этот вопрос стандартными средствами Outlook 2007.

Это оказалось несложно сделать на основе категорий и видов, и решение меня устроило. Так что, по прошествии нескольких недель, хочу поделиться ним с другими:

Система категорий/тэгов для Outlook (обновлённая!)

Я доработал свою систему тэгов GTD: существуют различные виды категорий/тэгов и для каждого из этих видов используются специальные мнемонические префиксы, позволяющие легко выделить нужный вид тэгов как с помощью текстовых фильтров, так и визуально (к тому же происходит автоматическая группировка в списке категорий). Для каждого вида можно придумывать такие тэги, как вам хочется. Опишу детальнее:

1. Тематические тэги («области интересов»), которые можно использовать для любого вида информации в Outlook: не только задач, но и контактов, встреч и т.д. Указываются без какого-либо префикса. У меня они такие: «Home&Family», «Health», «Business», «Evolution», «Entertainment», «Work» и несколько других — всего до десяти штук (т.е. их немного).  Для каждого такого тэга обязательно указывается цвет.
2. Тэги контекста (описывающие, при каких условиях надо выполнять задачу): @Computer (за компьютером), @Go (на ходу, в пути), @Slavyansk (когда я у родителей в Славянске), @Kiev, @Weekend. Мнемоника префикса, думаю, понятна каждому.
3. Тэги времени выполнения: [Today], [Week], [Month]. Мнемоника такая: квадратные скобки — это «лимиты», т.е. границы времени выполнения.
4. Тэги вида действий (что надо сделать): .Buy (купить), .Read (прочитать), .Talk (переговорить, обсудить), .Pay (оплатить) и т.д. Мнемоника — программистская: точка перед указанием метода в классе.
5. Тэги проектов, например: =Nice-Places, =Автопортал (Gekos), =Avton (Антон Труфанов) и т.п. — в скобках указывается заказчик. Мнемоника: знак «равно» похож на список строк/записей, т.е. сразу понятно, что каждый проект — это список задач. Для каждой такой категории указывается цвет, совпадающий с категорией проекта: если для тематической категории «Work» выбран тёмно-серый цвет, то и для всех проектов по работе выбирается тёмно-серый цвет.

Раньше тэг проекта создавался для категории проекта («=Work»), а теперь — для самого проекта («=Автопортал»). Это главное изменение моей системы категорий/тэгов.

Создание проекта и задач в проекте

Теперь рассмотрим на примере, как же создавать задачи в проектах. Пусть требуется доработка сайта «Avton», это проект по работе. Я поступаю так:

1. Создаю задачу-проект: «Avton (Антон Труфанов)», вношу заметки, назначаю срок выполнения, важность и тематическую категорию: Work. Таким образом в тематической категории «Work» я вижу все проекты по работе (картина «крупным планом»):

    

2. Создаю одноименную категорию/тэг проекта: «=Avton (Антон Труфанов)».
3. Вношу несколько задач по проекту. Для каждой задачи указывается срок, срочность и важность. Если для выполнения какой-то задачи требуется сначала выполнить другие задачи — ей я ставлю статус «Waiting for something else».
4. Для каждой задачи в первую очередь проставляется только что созданный тэг проекта «=Avton (Антон Труфанов)», и только потом — тэги контекста, вида действия и лимита времени (его ставлю только для ближайших задач).

Работа с задачами в проекте (в т.ч. указание порядка выполнения)

Создаём (а точнее, копируем с существующего) новый вид (отображение) для списка задач, указываем для него такие параметры:

1. Название совпадает с названием категории проекта, например, «=Avton (Антон Труфанов)».
2. Фильтр (отбор) — по категории, выбираем тэг проекта — снова «=Avton (Антон Труфанов)».
3. Сортировка задач: без сортировки, группировка: без группировки. Это нужно для упорядочивания вручную.
4. Оформление: задачи со статусом «Waiting…» отрисовываются наклонным шрифтом, срочные задачи — жирным, и т.д.

Благодаря тому, что сортировка и группировка по какому-либо признаку не указана, можно задавать порядок вручную — обычным перетаскиванием задач в списке (с помощью мыши). Получается вот что (на скриншоте не показана правая колонка «ToDo Bar»):

Т.е. теперь я одновременно могу видеть и список проектов (слева), и список задач по каждому проекту справа (выбрав «точечкой» нужный вид в списке в левой колонке). Задачи выполняются по порядку, сверху вниз (при необходимости, конечно же, порядок легко меняется).

На PocketPC можно просматривать задачи по проекту, просто отфильтровав список по требуемой категории проекта. К сожалению, там невозможно выбрать порядок отображения «вручную», так что обычно я использую «срок».

Отбор задач на сегодня

Для некоторых наиболее употребимых тэгов у меня назначены горячие клавиши. Не буду перечислять все, упомяну лишь Ctrl-F2 для [Today], Ctrl-F3 для [Week] и Ctrl-F4 для [Month]. Таким образом, планируя день, я просматриваю проекты и выбираю нужные мне задачи в список на сегодня — проставляя или удаляя им тэг [Today] в одно нажатие.

Отобранные на сегодня задачи отображаются у меня в панели «ToDo Bar» — в параметрах вида указан отбор по тэгу [Today]:

Вот такая система. Она не идеальна, но мне подошла, к тому же она обкатана в течение нескольких недель.

Описание вроде и немаленькое, но настроить это всё довольно просто (10-20 минут), и после первоначального создания нужных тэгов и видов — повседневное использование требует минимальных затрат времени и внимания.

Т.е. задача состоит в том, чтобы иметь 2 версии календаря/задач/контактов (полный и мобильный), и удобно с ними работать. Сделать это легко:

Создаём мобильный календарь в Outlook (для мобильного):

Щёлкаем правой кнопкой мыши по любой ветке в дереве папок Outlook, в появившемся меню выбираем создание новой папки, указываем имя папки (я ввёл «Mobile Calendar»), тип — «Calendar Items» (это важно!) и точку создания папки — «корень» файла данных:

Аналогично — создаём папки для задач, заметок и, при желании — контактов (если полная копия контактов из Outlook вам не нужна).

Включаем совместное отображение двух календарей в Outlook:

Переключаемся в Outlook’е в Календарь. Календари можно расположить рядом, но мне удобнее, когда они накладываются друг на друга, при этом записи в основном календари показаны чётко и ярко, а в дополнительном — полу-прозрачные (на скриншоте «Позвонить Виктору» — бледный):

Если у вас не отображается второй календарь — включите его отображение в Navigation Pane (слева). Переключение между отображением рядом/поверх друг друга — кнопкой в заголовке календаря. Если выбрать вкладку «Mobile Calendar», то он станет основным и события в нём — яркими.

Копируем данные между календарями

Для этого просто перетаскиваем нужные нам события на календарь в Navigation Pane (слева), при зажатой клавише Ctrl. Другой, более удобный вариант: расположить календари рядом и перетаскивать записи между ними.

Для задач и заметок невозможно отобразить записи сразу из нескольких папок (наборов), но копирование/перенос записей производится точно так же, как и для календаря, а выбор нужного набора — переключением в Navigation Pane:

Настраиваем синхронизацию календаря в Nokia PC Suite:

Запускаем приложение «Синхронизация» (Nokia PC Sync) из набора Nokia PC Suite, нажимаем кнопку  настройки (имеет вид гаечного ключа), включаем нужные нам виды информации:

Переходим на вкладку Microsoft Outlook:

Указываем для синхронизации созданные нами папки Outlook:

Сохраняем настройки. Теперь при использовании PC Sync будет производиться не полная синхронизация, а только то, что нам нужно.

Для США разделителем целой и дробной части в числах является точка, а разделителем элементов списка — запятая:

"Lisa Simpson",8,156.05 ← 3 элемента, всё понятно

Но в России и Украине (и, думаю, не только в этих странах) запятая не может быть использована для разделения элементов списка, т.к. она уже используется для разделения целой и дробной части числа:

"Иван Петров",17,99,25 ← путаница! сколько элементов?
"Иван Петров";17;99,25 ← порядок: всё таки 3 элемента

Поэтому Microsoft Excel генерирует файл согласно региональных настроек:

Если поставить настройки как в США — будет «правильный» CSV-файл.

Но несмотря на то, что определённая логика в действиях программы есть, это всё же не соответствует стандарту — RFC 4180, и это неправильно — так же неправильно, как при генерации HTML-файла заменять в тэгах <TABLE> на <ТАБЛИЦА>, если установлена русская локаль.

Вообще, насколько я понимаю, есть два варианта, как поступить, столкнувшись с этим интерфейсом:

1. избавиться от него, установив программы для «возвращения» в Office привычного меню (все эти программы — платные), либо перейдя на более старую версию или даже на другую программу;
2. изучив возможности нового интерфейса — принять его.

• Я рекомендую второй вариант, на нём и остановлюсь подробнее.

Сначала — почему я рекомендую Ribbon. Этот интерфейс, хоть и требует дополнительного изучения, тем не менее даёт больше возможностей:

1. Наглядность, причём, что важно — я вижу результат ещё до применения кнопки/инструмента. Например, перебирая пять вариантов размера или начертания шрифта, мне не нужно все эти пять раз повторно вызывать выпадающее меню и выбирать размер — я вызову меню всего раз, просто задержу мышь и увижу, как оно будет выглядеть, и сделаю выбор — лишь раз. При выборе стиля из библиотеки (готовой или своей) это помогает ещё больше: сразу вижу, что получу: начертание, цвет, размер и прочее.
2. Группировка по смыслу/виду работы. Лично мне это очень помогает.

Эти изменения кажутся малозначащими, но после непродолжительного использования — упрощают работу и делают более естественной. Я рекомендую не вздыхать «вот раааньше!», а потратить немного времени на то, чтобы сесть и просмотреть, где что находится и как работает. Ведь даже при переходе с Microsoft Word 2003 на OpenOffice Writer есть непривычности, вроде расположения настроек колонтитулов и размера страниц, и их приходится запоминать.

Доступ с клавиатуры

Тут всё просто и логично: как и для доступа в меню, можно нажать Alt или F10 — увидим подсказки возле каждой вкладки:

Выбрав вкладку, аналогично получаем подсказки для её элементов. Если выбрали не ту вкладку — нажмите Esc для возврата к списку вкладок. Кроме того, если вы уже запомнили комбинации, можно нажимать не последовательность Alt и потом буква, а сразу: Alt-буква.

Сворачивание

Если вам Ribbon не нужен постоянно (например, вы в основном пользуетесь клавиатурой), либо он вам мешает (маленькое разрешение экрана, например, на нетбуке) — его можно свернуть в полоску, дважды щёлкнув по заголовку текущей вкладки, либо нажав Ctrl-F1. Получим вот что:

Оба скриншота — одинаковой высоты, но на втором вмещается больше строк. Самое интересное, что при сворачивании работоспособность Ribbon полностью сохраняется: можно щёлкнуть мышью по нужной вкладке, выбрать нужное действие, и после этого лента снова свернётся. Доступ с клавиатуры (см. выше) также полностью функционирует!

Доступ к полному диалогу свойств

Некоторые группы во вкладках имеют значок в виде стрелочки, который позволяет добраться до «старого доброго» диалога со свойствами объекта (например, диалог стиля шрифта, абзаца и т.п.), либо дополнительным опциям:

Дополнительные кнопки

Наиболее часто используемые кнопки можно скопировать на строку возле кнопки «Office»:

Для настройки содержимого и местоположения полосы (её можно разместить как над, так и под Ribbon) — используется кнопка со стрелкой вниз (на скриншоте обведена отдельно).

Дополнено: В помощь пользователю: интерактивный справочник соответствия команд Word 2003/2007.

P.S. Насколько мне известно, Microsoft собирается вскоре перейти полностью на ribbon-интерфейс. Кстати, в Office 2010 обещана возможность настраивать содержимое лент и создавать свои блоки в ленте.

Не важно, редактируете ли текст вы в режиме «пинг-понга» (каждый вносит правки и отсылает другому), или совместно в Google Docs — всё равно постоянно возникает необходимость посмотреть, что же изменили другие авторы документа (да, в Google Docs есть возможность просмотреть предыдущие версии документа, но увидеть, в чём различие между двумя версиями — невозможно).

Для решения этой задачи и был придуман режим рецензирования (редакторских правок). Представьте, что в документ записывается не новое содержимое (вместо старого), а ваши правки, т.е. ваши действия: удаление и добавление блоков текста, изменение шрифтов и стилей, и т.д. Тогда другой участник сможет (см. скриншоты Word 2007 ниже):

1. посмотреть исходный (старый) и получившийся документ, а также изменения одного относительно другого — простым выбором в меню;
2. просмотреть изменения в документе: они выделены цветом, а также могут быть вынесены сбоку, чтобы было проще читать сам документ;
3. принять те правки, с которыми он согласен (отклонив то, с чем он не согласен),  либо принять сразу все;
4. просмотреть ваши комментарии (например: «вот тут я не уверен, надо обсудить»).

Скриншот 1 — переключение видов отображения, сейчас показан исходный текст:

Скриншот 2 — отображение результирующего текста с исправлениями прямо в тексте:

Скриншот 3 — отображение результирующего текста, а также замечаний и правок в выносках:

То есть каждый автор должен, открыв документ, не сразу вносить изменения, а переключиться в режим записи правок:

• в Word 2007 — кнопка «Исправления» на вкладке «Рецензирование»;
• в OpenOffice Writer — в меню: Правка → Изменения → Запись;
• в Word 2003 — в меню: Сервис → Исправления.

Режим рецензирования — мощная штука, но большинство людей просто не подозревают о его существовании, а другие считают это сложным, либо забывают его включить. Поэтому на практике, я думаю, гораздо чаще используют всем понятный и простой метод выделения своих правок другим цветом. Но и он не всегда помогает: участники забывают выделить правки, либо просто не делают этого, потому что лень.

Возвращаемся к исходному вопросу: как увидеть изменения, сделанные в DOC-файле? Ответ простой: выполнить сравнение двух документов:

• в Word 2007 — кнопка «Сравнить» на вкладке «Рецензирование»;
• в OpenOffice Writer — в меню: Правка → Сравнить документы (документ уже должен быть загружен, после чего выбираем второй документ);
• в Word 2003 — в меню: Сервис → Сравнить и объединить исправления.

При выполнении этой операции мы попадаем в описанный ранее режим редакторских правок, и можем видеть изменения.

P.S. Радует, что описанные здесь возможности есть не только в Word 2007, но и в Word 2003, и в OpenOffice Writer, хотя и отличаются по богатству доступных опций и удобству использования.

И в Microsoft Word, и в OpenOffice Writer есть комбинации клавиш для  таких перемещений внутри списков, чтобы не отвлекаться на мышь:

В Microsoft Word 2003/2007 (исправлено!):

Alt-Shift-→ — сдвинуть вправо («вглубь»), понизить уровень
Alt-Shift-← — сдвинуть влево («наружу»), повысить уровень
Alt-Shift-↑ — сдвинуть вверх
Alt-Shift-↓ — сдвинуть вниз

В OpenOffice Writer:

Tab — сдвинуть вправо («вглубь»), понизить уровень
Shift-Tab — сдвинуть влево («наружу»), повысить уровень
Ctrl-Alt-↑ — сдвинуть вверх
Ctrl-Alt-↓ — сдвинуть вниз

При этом, если выделить несколько строк, то перечисленные операции производятся над выделением в целом.

Но исправить это легко, нужно:

1. Скачать пакет LanguageTool с сайта www.languagetool.org.
2. В меню Writer’а выбрать: Сервис → Управление расширениями.
3. В появившемся окне нажать кнопку «Добавить», выбрать скачанный файл, подтвердить операцию.
4. Закрыть Writer и запустить его снова.

Теперь грамматические ошибки будут подчёркиваться синим цветом, при щелчке правой мышью по ошибке — появится меню:

При выборе пункта меню «Орфография и грамматика» видим:

Как мне показалось, качество проверки будет похуже, чем в Word (например, в примере выше не была замечена ошибка «о смысл жизни»). Но в целом — полезное дополнение.

Для работы пакета требуется Java 6. Обычно она идёт в составе пакета OpenOffice, так что это не проблема.

Запускаем Microsoft Excel 2003/2007, открываем любой XLS-файл, ставим курсор, например, в ячейку B2. Нажимаем клавиши-стрелки – ячейка-курсор (“рамочка”) перемещается в другие ячейки. Это обычное, всем привычное поведение.

Повторяем опыт, но теперь со включенным Scroll Lock. Нажимаем клавиши-стрелки – лист таблицы прокручивается, но ячейка-курсор (“рамочка”) не двигается, т.е. по-прежнему  остаётся в B2.

Удобно для обозрения большого листа Excel с помощью клавиатуры. Конечно, эта фича – в первую очередь для “клавишников”, т.е. тех, кто предпочитает работать в основном на клавиатуре.

Outlook позволяет легко переключаться между всеми этими представлениями как клавиатурой, так и мышью. Кроме того, можно открыть несколько окон программы одновременно, и в каждом из окон видеть разную информацию (например, в одном – почту, в другом – задачи). Но можно поступить и по-другому: отображать различные элементы Outlook прямо на рабочем столе, с помощью бесплатной программы Outlook on the Desktop.

Программа небольшая, около полумегабайта. После установки в трее появляется значок, щёлкнув по которому, можно:

1. настроить, что именно (какой вид информации) будет отображаться на рабочем столе: календарь, задачи, заметки…;
2. выбрать отображение (Outlook View), папку, откуда берётся информация, а также задать позицию, размер и прозрачность блока;
3. создать дополнительные экземпляры этой программы, чтобы на рабочем столе были и задачи, и календарь, и прочее (можно даже несколько одинаковых видов, но с разным отображением) или спрятать ненужные экземпляры.

Например, я расположил на рабочем столе “впритык”  2 различных блока (календарь и список сегодняшних задач) и выровнял их по высоте:

Памяти программа потребляет немного – чуть более 3 МБ, процессор не грузит, работает даже если Outlook не запущен (причём не только с Outlook 2007, но и с 2003, а также с 2000 SP3), да ещё и бесплатна. При этом то, что мы видим на рабочем столе – это полнофункциональные блоки Outlook’а (в них можно вносить и изменять информацию). Для меня дополнительное удобство ещё и в том, что я вижу список задач на всех рабочих столах.

P.S. Я знаю, что существуют гаджеты Outlook для Vista Sidebar, но они неудобны в работе потому что маленького размера, и плохо настраиваемы.

Дополнено: Есть более простой (и миниатюрный) вариант: DeskTask.

При использовании GTD используется несколько списков задач: списки по контекстам (“дома”, “в офисе”, и т.п.), списки “сегодня”, “на этой неделе”, “в этом месяце”, и другие (подробнее – см. мою личную систему тэгов для GTD). Вариант “вести списки в блокноте” (и любые другие бумажные варианты) мне не подходят, т.к. должна быть возможность легко перемещать записи в списках, плюс возможность копирования, да и вообще – хотелось электронное. Обдумав и перепробовав несколько вариантов, в конце концов я выбрал Microsoft Outlook. Система его использования несколько раз дорабатывалась, в т.ч. после просмотра видеокаста Глеба Архангельского.

Я расскажу, почему выбрал именно Outlook, и опишу некоторые приёмы, позволяющие не просто использовать эту программу для GTD, но и делать это легко и наглядно.

Итак, сначала – почему для GTD мною был выбран Outlook:

1. Эта программа изначально создана для работы с задачами, календарём, почтой. Не хотелось календарь (встречи) хранить в ней, а задачи – в другой программе. Таким образом, у меня так и оставался один центр планирования – Outlook. Тем более что часть “входящих” (по терминологии GTD) возникает как раз в Outlook’е – это входящие e-mail’ы.
2. Каждой задаче может быть назначено несколько категорий (в понятиях Outlook’а), по сути – тэгов. Для GTD это важно, и программа это поддерживает. Кроме того, к задаче можно задать комментарии, например, к задаче “Встретиться с Ивановым” набросать список вопросов, которые надо обсудить.
3. Outlook отлично синхронизируется с PocketPC, в обе стороны. То есть можно сделать различные изменения и на компьютере, и на КПК, и после синхронизации – и те, и другие “сольются”. Таким образом, мои задачи всегда со мной: в пути (даже там, где нет интернета), или когда вечером уже выключил компьютер и ложишься спать – и вдруг вспомнил что-то.
4. Outlook, в отличие от других программ, даёт возможность отображать одну и ту же информацию несколькими разными способами (т.н. виды – “Views”), легко переключаясь между ними, и что самое главное – эти способы могут быть гибко настроены вами. Никаким SunBird’ам это не под силу, и это один из главных плюсов программы для меня.
5. Outlook – уже почти стандартная программа, и я уверен, что спустя пол-года разработчик вдруг не бросит её поддерживать и развивать. Да и если надо будет данные синхронизировать с другими программами или с мобильником – скорее всего, там будет поддержка Outlook, а не какой-то малоизвестной программы.

Однако стоит учитывать, что самого по себе Outlook’а – мало, требуется ещё и следовать определённым принципам:

1. Задачи нужно вести. То если записывать их при их появлении, а также периодически просматривать списки.
2. Любая задача должна иметь тэги (категории). У меня чаще всего это тэг контекста места и тэг лимита времени, например: @Computer и [Today].
3. Задача должна иметь дату завершения. Исключение из правила – тэги “под вопросом”, например ?Private, ?Work.
4. Использовать напоминания следует только при острой необходимости. Во-первых, они отвлекают; во-вторых, если напоминания выскакивают каждые 15 минут, то к концу дня вы на них уже не реагируете вовсе; в-третьих, отсутствие напоминаний стимулирует работу со списками – ежедневный и еженедельный пересмотр списков, изменение контекстов времени и т.п.

Список ближайших задач (задачи на сегодня)

В Outlook 2007 есть To-Do Bar (боковушка), в котором отображаются ближайшие встречи и задачи. Так как To-Do Bar может отображаться в программе постоянно (вне зависимости, просматриваю ли я письма, задачи или календарь), то я его использую для “сегодняшних” задач, т.е. для плана на сегодня:

Таким образом, во-первых, в течение дня “я не знаю” о других задачах, не думаю о лишнем – оно отсекается; во-вторых, мне не надо никуда переключаться, чтобы посмотреть этот список – он отображается постоянно; в-третьих, я могу легко сфокусироваться на важном либо на срочном для меня – и то, и другое глаз легко выделяет в общем списке (важное – в верхней группе, срочное – жирным).

Вид этого блока я настроил таким образом: отобразить список задач с тэгом “[Today]”, сгруппировав задачи по важности, отсортировав их по дате завершения, отфильтровав (спрятав) уже выполненные, при этом задачи со статусом “Waiting for someone else” показывать наклонным шрифтом, а задачи с флагом “Private” (это срочные задачи) – жирным шрифтом. И описанные мною условия отображения – это обычные, несложные; можно “навернуть” и посерьёзнее. В этом – главная мощь Outlook’а для меня.

Быстрое создание новой задачи

Для создания задачи нет необходимости переключаться в Outlook, искать в нём что-то в меню. Гораздо удобнее добавить ярлык в меню “Пуск” и назначить ему горячую клавишу, либо настроить вызов команды по нажатию программируемой клавиши на мультимедийной клавиатуре. Вот команда (путь может отличаться):
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.task

По нажатию клавиши появляется окно, где я ввожу название задачи, устанавливаю даты начала и завершения, изредка – напоминание. Outlook позволяет для наиболее часто используемых категорий задать горячие клавиши от Ctrl-F2 до Ctrl-F12. Для Ctrl-F2..Ctrl-F5 я задал контексты времени [Today], [Week], [Month], [Weekend], для Ctrl-F6..Ctrl-F10 – контексты места @Computer, @Office, @Go, и т.д. То есть в два-три нажатия я добавляю тэги, не роясь по меню, и так же легко могу их удалить.

В итоге, создание задачи – действительно быстрое.

Проекты и задачи

В списке задач я создал несколько дополнительных видов (View), которые весьма похожи по настройкам (сортировка по важности, группировка по категории, расцвечивание текста), но отличаются в основном по тэгам, которые отображает вид:

1. “Now” – все задачи с контекстами места @Computer, @Office, @Go, @Home, @Slavyansk, @Kiev… и с контекстами действия .Talk, .Buy, и т.п. Это, можно сказать – оперативное планирование.
2. “Projects” – только задачи с тэгами проектов (=Work, =Home, =Private и т.д.), при этом в списке также отображаются колонки “%Complete” и “Billing information”, чтобы я сразу видел, какая часть проекта уже выполнена, и сколько я за него должен получить (если это рабочий проект).
3. “Work” – задачи с категориями =Work, ~Work, ?Work. Здесь я вижу как проекты, которые уже в работе, так и проекты, о которых был какой-то разговор с заказчиком. Это позволяет мне планировать свою загрузку по работе.
4. “Work – Task Timeline” – задачи с тэгами =Work, ~Work, но уже в виде timeline; здесь наглядно видно (при наведении мышью), сколько в любой момент проектов “в работе”, когда должен быть закончены проекты, и можно взять следующие:

Таким образом, один и тот же список моих задач можно рассматривать под разными углами зрения, как будто этих списков – много. Переключение между видами – в один клик (список видов отображается на панели слева от списка задач). Ну и конечно же, можно создавать такие виды самому, настраивая их очень гибко.

Возвращаясь к PocketPC… Pocket Outlook, конечно же, не обладает всей этой мощью. Но тем не менее, он тоже сделан неплохо. Например, приехав к родителям в Славянск, я включаю в списке задач на КПК фильтр по категориям, выбираю одну категорию @Slavyansk (можно и несколько категорий) – и вижу список дел, которые мне нужно сделать (например, обсудить какой-то важный вопрос с родителями).

Так что Outlook 2007 – это мощный инструмент, и я не жалею, что я его выбрал.

P.S. Отсылаю этот пост на конкурс публикаций о GTD, не столько чтобы выиграть там что-то, сколько для того, чтобы этот пост прочитало как можно больше заинтересованных людей.